Comment optimiser la gestion des notes de frais ?

La gestion des notes de frais au sein d’une entreprise est une préoccupation pour de nombreuses entreprises. L’objectif de tous étant de faire le maximum de profits, une bonne gestion s’avère indispensable pour éviter toute situation préjudiciable. Voici donc quelques astuces pour une meilleure gestion.

Inscrire les notes de frais sur les fiches 

Le meilleur moyen pour parvenir à une meilleure gestion des frais et des remboursements est d’inscrire ces derniers sur les fiches de paie des collaborateurs. En effet, faire l’inscription de la note de frais sur fiche de paie permet à l’employé d’être informé des dépenses qu’il a effectuées, liées ou non à l’entreprise. Vous pouvez prendre l’avis des professionnels si vous souhaitez comprendre la relation entre Note de frais et fiche de paie.

 

Établir un plafond pour le remboursement

Une autre manière d’optimiser la gestion des notes de frais de son entreprise est d’établir un plafond. L’idée est de fixer une limite pour les dépenses de chaque service ou individu de l’entreprise. De cette manière, vous serez avertis si le plafond est atteint et vous pourriez consulter l’historique des dépenses effectuées pour mieux comprendre les irrégularités. C’est également le moyen de contrôler les dépenses et donc de faire des économies

Tenir compte des fonctions des salariés 

Cette technique consiste à prendre en compte le rôle de chaque membre de l’entreprise pour attribuer un budget. Les fonctions les plus importantes de l’entité nécessitent un budget plus grand pour faciliter les opérations. Dans la même logique d’idée, une fonction ou une division moins importante aura un budget réduit et plus adapté pour éviter les gaspillages. C’est aussi une manière de fixer des limites. 

Vérifier les jours des dépenses 

Une autre méthode pour améliorer la gestion des frais de son entreprise est le suivi des dépenses au quotidien. En d’autres termes, il s’agit de contrôler toutes les dépenses de vos collaborateurs dans la journée pour ne considérer que celles relatives aux missions de la société. De cette façon, vous pourrez déterminer et écarter les dépenses faites en dehors des heures de travail et donc non productives pour l’entreprise. 

Faire attention aux doublons 

Les doublons sont des problèmes auxquels font face bon nombre de sociétés. Certaines dépenses sont enregistrées deux fois ou parfois trois fois et impactent négativement les comptes de l’entreprise. L’idéal est d’automatiser les notes de frais sur les fiches de paie pour être informé en temps réel chaque fois qu’une dépense est enregistrée. 

Impliquer les collaborateurs 

Le contrôle des dépenses des employés peut conduire à une frustration de ceux-ci. En effet, les employés risquent de penser qu’ils sont surveillés pour des délits de fraudes. L’idéal pour les rassurer est de les faire participer aux enregistrements des dépenses. L’objectif est de rendre toutes les opérations effectuées transparentes et accessibles à tous les membres de la société. 

Une autre manière de mettre en confiance les employés tout en gardant un œil sur les dépenses est de leur permettre de suivre eux-mêmes leur remboursement. L’employeur et l’employé peuvent consulter au même titre les notes de frais et sont au courant des changements. Un autre avantage est la responsabilisation des acteurs de l’entité. 

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